Trabalhar em home office tem se tornado cada vez mais normal nos dias de hoje. No entanto, essa modalidade tem seus desafios próprios e especificidades. E a comunicação é o principal deles. Afinal, como fazer uma boa comunicação entre os colaboradores quando se trabalha em home office? 

Há outras perguntas no ar: como fazer com que a comunicação em home office seja mais assertiva e clara? Quais as ferramentas a serem utilizadas? Como ter certeza de que o fluxo de informação é o mesmo do trabalho presencial? 

Essas são questões muito importantes para o andamento das atividades de qualquer empresa. Por isso, fizemos este post para dar algumas dicas para que a comunicação se mantenha eficiente durante o home office.
Leia e compartilhe! 

Afinando as expectativas de todos

Um gestor precisa deixar muito claro o que é esperado de seus colaboradores, para que não existam suposições. Sendo assim, investir em transparência é o ideal quando o assunto é compartilhamento de informações. Isso irá ajudar a alinhar as expectativas de todos. 

Explique a cada um de seus colaboradores qual deve ser a melhor maneira de fazer uma tarefa em trabalho remoto e sublinhe quais são os resultados esperados. Deixe claro também quais são as possíveis adaptações quanto ao acompanhamento de resultados. E não se esqueça de se mostrar aberto para receber e dar feedbacks o tempo todo. 

Definindo as ferramentas que vão ser usadas

Existem no mercado diversas ferramentas para comunicação, como o WhatsApp, o Skype, o Adobe Connect, Google Chat, o Zoom etc. Elas fazem com que as interações entre os funcionários aconteçam em tempo real, de forma direta e contínua. Essas ferramentas são importantíssimas para a promoção da otimização do fluxo de comunicação e do alinhamento de todos no home office. 

Sendo assim, escolha aquela que acredita ser a mais adequada às necessidades e à realidade de sua equipe. Se for necessário, promova algum tipo de treinamento para que todos consigam usar as funcionalidades das ferramentas de forma eficiente. 

Usando ferramentas de gestão de equipes e de projetos

A Artia, o Trello, o Pódio e a Asana são algumas das ferramentas de gestão de projetos. Através delas, você consegue indicar quais os resultados que espera, estruturar o dia a dia de trabalho do seu time de colaboradores, estabelecer prazos, fazer o planejamento das atividades e listar as tarefas com seus respectivos responsáveis. 

As funcionalidades dessas plataformas são diversas e muito úteis. Em algumas delas, é possível criar relatórios de desempenho, verificar a linha do tempo de um cronograma, mostrar o sistema de apontamento de horas, fazer o controle financeiro, etc. 

Em geral, essas ferramentas têm um painel onde os funcionários podem mostrar os status de suas tarefas, possibilitando que todos acompanhem tudo, otimizando a comunicação. 

Fazendo uso de videoconferências

A videoconferência nada mais é do que uma reunião normal, mas sem a presença dos participantes, que interagem através de câmeras. Esse é um recurso muito importante para que todos possam ver e falar uns com os outros sobre as os resultados alcançados, as rotinas de trabalho, as tarefas que estão pendentes e as dificuldades que se está enfrentando. 

Outro ponto importante da videoconferência é que o gestor consegue observar a linguagem corporal e as reações dos participantes, buscando entender seu estado emocional e físico. O ideal é que o gestor faça ainda videoconferências individuais com seus colaboradores. 

Usando a comunicação assíncrona e síncrona

Antes de tudo, vamos explicar que tipos de comunicação são essas: 

• Comunicação síncrona: é quando duas ou mais pessoas se comunicam neste exato momento. Ela deve ser usada na videoconferência para tratar de assuntos detalhados, complexos ou urgentes;
• Comunicação assíncrona: conversas que são feitas fora do espaço-tempo atual. Podem ser através de vídeos enviados, por exemplo. Ela é usada para assuntos não urgentes.

É muito importante que se faça o alinhamento sobre quais canais os colaboradores devem utilizar e as comunicações síncrona (telefone, videoconferência, videochamadas no WhatsApp) e assíncrona (aplicativos de mensagens, e-mails e ferramentas de comunicação interna) ajudam muito nisso. 

Estabelecendo uma rotina de comunicação

O ideal é que você promova algum momento de comunicação com os colaboradores em home office todos os dias. Isso pode ser feito através de uma reunião de curta duração com todo o seu time de funcionários, tanto no início quanto no fim do expediente. Elas podem durar de 15 a 20 minutos. 

Assim o gestor pode estabelecer um período para que os colaboradores se comuniquem entre si, podendo ainda oferecer sugestões, ajuda ou ideias e coordenar ações. Isso ajuda na manutenção do contato diário dos colaboradores com seus colegas, aumentando a motivação e a sinergia da equipe. 

Exagerando para não haver dúvidas

É fundamental optar por se comunicar mais com a equipe que estiver em home office, repetindo sempre as mensagens para que não haja problemas. Além disso, se considerar que alguém necessita de alguma informação, fale para ele mesmo que não tenha sido perguntado. Faça ainda uma verificação final, se achar que explicou com clareza alguma tarefa. Isso vai fazer com que suposições incorretas e mal-entendidos sejam reduzidos. 

Ficando disponível, mas com delimitação de horários

Os hábitos de trabalho e horários devem ser muito bem esclarecidos para que o contato seja limitado ao período normal de trabalho. No entanto, você que é gestor precisa se colocar disponível para tirar qualquer dúvida urgente a qualquer momento. Isso garante a fluidez da comunicação. 

Criando o hábito de pronta resposta

É preciso incentivar a equipe a responder rapidamente às mensagens recebidas, além de atender a chamadas e videochamadas e ouvir os correios de voz. Ensine que as informações trocadas podem ser importantes e urgentes e que se eles a reterem, podem atrasar as atividades de algum deles. É preciso ensinar aos colaboradores que se deve priorizar as respostas a esses contatos conforme seu nível de importância de decisão e quanto aos prazos, entre outros fatores. 

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